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老员工休年假 职场新人如何“接班”

  老员工休5天年假,身为“临时接班人”的职场新人,如果遇到不清楚的状况该怎么办?又如何不影响自己的工作进度?由于平时工作繁忙,很多上班族都会选择在年底休年假。遇到老员工请年假的时候,就会面临工作临时托管问题。临时托管人通常需负起请假人请假期间的所有工作和责任,因此为了避免日后发生过失时的责任归属问题,对于请假人以及托管人双方而言,有以下几个原则需要特别注意。

  托管人的3要1不原则

  当有老员工请年假时,无论你是上司指定,或是同事私下请求帮忙,作为职场新人,为了保护自己,同时让工作更加顺畅,可以参考以下的3要1不原则:

  要有书面的工作交接内容:在现今讲求专业分工的工作环境中,每个人不可能详尽地了解其他同事的工作内容,更别说是细项的工作进度,若要求托管人自行判断工作代理范围将会非常困难且危险。因此,当职场新人被通知为老员工请假托管其工作时,第一件事就是要求请假人详细写下请假期间原订的工作内容与处理方式,然后坐下来和请假同事一项一项讨论确认,并可提出假设性问题,以防有临时状况发生。

  要共同确认公司内部可用资源:确认工作内容时,或许请假人会主动建议,当有紧急状况发生时可以寻求公司内部其它人的协助。这时代理人应该立即偕同请假人与第三人确认,以防止日后真的发生问题想寻求其它同事协助时,同事不清楚状况或推说没接到通知。

  要让共同主管掌握具体情况:除了让主管知道谁是托管人,如果托管人在交接后认为,交接的工作量有可能影响到自身的工作进度,也应该事前向主管反映,请主管指派另一个共同托管人分担工作。

  另外,托管人需要特别注意的是,有些办公室老员工会因为事先知道隔天将有麻烦事,因此故意请假逃避责任,并委请其他新人来处理。为了避免类似背黑锅的事情发生,倘若职场新人发现托管的工作与自身经验相差甚远,就应该以“很抱歉,我对于你的业务不熟”,勇敢地拒绝并请他求助其他同事。

${FDPageBreak}  当遇到紧急突发状况时

  当职场新人在托管期间遇到交接清单以外的突发状况,首先应该坦白向客户表明,由于原本负责的同事请假,你是暂时代理职务,请客户宽限一点时间让你寻求协助,以顺利解决客户问题。其次,则是要立即与请假同事联络告知状况。由于请假人最了解情况,因此或许他会直接提供有效的解决方案,或许他会直接与客户联系,由他接手解决。

  需要注意的是,即使最后是由请假同事接手解决,托管人也应跟踪到最后,再次联络客户确认问题已获解决。毕竟托管人需负起请假期间的工作和责任,倘若请假同事说好要自己解决却没有联络客户,日后倒霉的还是托管人。

  小贴士:要请假找不到代理人怎么办?

  对想要请假的上班族来说,即使公司有明确的托管制度,也应负起责任主动写下详细的工作事项。此外,对于托管同事的态度也应该是虚心请人帮忙,而非抱持着“公司规定他是代理人,他就得负责”的心态,否则托管同事在心不甘情不愿的情况下,极有可能草率处理你的事情。

  然而,如果遇到根本找不到托管人的情形又该怎么办?

  这个问题分为2种情形,一种是因为整个团队的运作已经出了问题,另一种则是请假当事人本身的问题。无论是哪一种情况,当请假人发现找不到托管人时,都应该立即向主管反映,并由主管出面解决问题。请假人应避免在找不到托管人的情况下仍坚持请假,请假期间出了问题后果将更加严重。

  对主管而言,则是应该深入了解团队成员为何拒绝托管其他人的工作,因为这个征兆表示团队成员之间的互相扶持与分担工作的信念已经消失。倘若只是因为请假同事的人缘不好,除了直接指派托管人之外,也应辅导该同事改善人际关系。

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